Digitaal vergaderen
Uw algemene vergadering digitaal organiseren, comform de wetgeving, in alle veiligheid.
Zowel digitaal als ter plaatse.
Waarom digitaal?
Sinds het nieuwe Wetbook van Venootschappen (uitgebracht op 1 mei 2019) mogen Naamloze Vennootschappen en Besloten Venootschappen beslissen om op afstand een vergadering te organiseren, als dit zo in hun statuten staat.
Meer info...
Maxx.vote kan u hiermee helpen, zowel in de voorbereiding als de dag zelf als in de opvolging nadien.
De digitale stem toevoegen aan uw vergadering laat u toe om mensen te bereiken die u anders niet zou bereiken. Dit zowel geografisch, omdat het te ver is om te reizen, dan zowel qua tijd, niet iedereen heeft altijd tijd om naar uw vergadering te komen.
Wij zien dat meer mensen betrokken zijn en toch hun stem uitbrengen, terwijl zij anders een volmacht zouden gegeven hebben.
Hoe kunnen wij u helpen
Oproeping
U bent verplicht om minstens 15 dagen op voorhand een oproeping naar uw aandeelhouders te sturen. Dit kan via schrijven, of digitaal via email. Dit laatste wordt zelfs aangemoedigd door de wetgever. Elke communicatie die via e-mail gebeurt, wordt als geldig aanschouwd.
Met Maxx.vote kan u makkelijk uw aandeelhouders een gepersonaliseerde oproeping sturen via email of via schrijven.
Registratie en validatie aandeelhouders
Vanuit de oproepingsbrief of email kunnen aandeelhouders zich aanmelden op het platform. Op die manier kunnen we zeker zijn dat de juiste mensen inloggen op het systeem.
Tijdens het registratieproces kan u bepaalde documenten, die uw statuten vereisen, laten opladen door uw aandeelhouders. Als u documenten ter ondertekening wenst aan te bieden, kunnen deze digitaal ondertekend worden in ons platform.
Volmacht houders
Aandeelhouders mogen zich door een volmachthouder laten vertegenwoordigen.
Aandeelhouders kunnen in ons systeem makkelijk een volmachthouder aanduiden. Hierbij kan voor beiden een document ter digitale ondertekening aangeboden.
Deze volmachthouder kan ook een externe partij zijn. Tevens kan u het aantal volmachten per aandeelhouder beperken, conform uw statuten.
U heeft ten alle tijden een duidelijk overzicht over wie digitaal wenst te stemmen, fysiek aanwezig zal zijn of zich laat vertegenwoordigen via volmacht.
Quorum bepaling per agendapunt
Voor elke agenda item kan u bepalen hoe het quorum moet berekend worden, en welk quorum moet worden toegepast.
Hierbij kan u makkelijk aanduiden hoe de onthoudingsregels volgens uw statuten moeten toegepast worden.
Aanwezigheidslijst
Bij het begin van uw vergadering moet u uw aandeelhouders een aanwezigheidslijst laten ondertekenen.
Wij voorzien een beveiligde manier om digitaal de lijst te ondertekenen, dit kan gecombineerd worden met een fysieke aanwezigheidslijst aan de ingang van uw vergadering.
Verschillende stemmogelijkheden
Aandeelhouders hebben niet altijd de tijd om aanwezig te zijn op de vergadering, echter kan hun mening wel van belang zijn.
Geef uw aandeelhouders de kans om te kiezen hoe ze willen stemmen, op voorhand, op afstand tijdens de vergadering, of live in de zaal.
Ons platform laat u toe om al deze mogelijkheden aan te bieden en tijdens de vergadering tonen wij live de resultaten.
Downloaden rapporten
Wij voorzien vanuit ons systeem een rapport dat direct aan uw notulen kunnen gehangen worden.
Houdt u liever alle data bij, kan u ook een ruwe export van de stemmen downloaden, zo kan u er zelf mee aan de slag.
Notulen
Notuleren is een verplichting. U kan rechtstreeks in ons platform notuleren, of uw notulen later opladen.
Deze notulen kan u dan digitaal laten ondertekenen door de raad van bestuurders en direct beveiligd delen met uw aandeelhouders.
Contacteer ons
Ontdek hier hoe Maxx.vote u kan helpen om u volgende stemming te vergemakkelijken.
Meer informatie